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新闻资讯

新例下香港公司须要备存重要控制人登记册

自2018年3月1日起,所有香港法团公司(香港联交所上市公司除外)须要备存重要控制人登记册 (SCR),供名列于登记册的人士或执法人员在提出要求后查阅。即便公司没有重要控制人,公司仍然须要备存重要控制人登记册。此规定并不适用于根据公司条例(香港法例第622章)第16部登记为非香港公司的非香港法团公司。
香港法团公司在新例下应采取的主要措施包括但不限于:
• 确定公司是否有重要控制人,如有,公司应采取合理措施识别公司的重要控制人,包括检视所有可供查阅的文件,例如公司的成员登记册、章程文件、股东协议或其他相关契诺或协议。
• 向被认为是重要控制人的人士发出通知以取得所需资料。
• 备存重要控制人登记册并将所需的公司重要控制人资料录入重要控制人登记册。
• 指定一名代表,以提供与公司重要控制人登记册有关的协助予执法人员。
• 更新公司重要控制人登记册。
重要控制人
公司重要控制人包括:
• 对公司有重大控制权的自然人或政府/地方当局(须登记人士)
• 为公司成员并对该公司有重大控制权的法律实体(须登记法律实体)
然而,通过香港联交所上市公司持有该等权益的人士或实体不被视为须登记人士。
某人如符合下述五个条件之中的一个或以上条件,即对公司有重大控制权:
• 该人直接或间接持有公司 25%以上的股份(或资本/利润,视乎情况而定)
• 该人直接或间接持有公司 25%以上的表决权
• 该人直接或间接持有委任或罢免公司董事局过半数董事的权利
• 该人有权利或实际上对公司发挥或行使重大影响力或控制权
• 该人有权利或实际上对某信托或商号的活动发挥或行使重大影响力或控制,而该信托或商号并不是法人,但该信托的受托人或商号的成员符合首四个条件之中的任何一个条件
近日,公司注册处发布了《公司备存重要控制人登记册指引》(该指引),其中对上文四个条件中所述的“重大影响力或控制”作出了解释指引。该指引订明:
• 凡某人能确保公司一般会接纳其要求的活动,这可显示为“重大影响力”。
• 凡某人能指示公司的活动,这可显示为“控制”。
该指引列出了如某人对若干决定拥有绝对决定权或否决权,即可能有权利对公司发挥或行使重大影响力或控制的多种情况,包括采纳或修改公司的业务计划、更改公司的业务性质、向借款人额外借款或任免行政总裁等。在考虑某人是否实际上对公司发挥或行使重大影响力或控制时,须顾及该人与公司及负责管理公司的其他人的所有关系。实际上对公司发挥或行使重大影响力或控制的人的例子如下:
• 某人并非董事局成员,但却经常被咨询董事局的决定,而其意见亦会影响董事局的决定,例如“幕后董事”。
• 当持有过半数表决权的成员进行表决时,一向都按照某人的建议来表决。
间接持股
在后述两种情况下某人会被视为间接持有公司股份或表决权。第一种是某人直接拥有该公司的“多数权益”,另一种是某人通过连锁法律实体拥有该公司的“多数权益”,而该等法律实体之中的每个实体(在该连锁中的最后一个实体除外),在该连锁中紧接其下的实体中有“多数利益”,并且该连锁中的最后一个实体持有该公司的股份或权利。在以下情况,某个人或法律实体属在某法律实体中有“多数利益”:
• 该人或实体持有该法律实体的过半数表决权
• 该人或实体是该法律实体的成员,并有权委任或罢免该法律实体董事局的过半数董事
• 该人或实体是该法律实体的成员,而根据与该法律实体的其他成员的协议,该人或实体单独控制该法律实体的过半数表决权;或
• 该人或实体有权利或实际上对该法律实体发挥或行使具支配性的影响力或控制
识别重要控制人的合理措施
受新规影响的公司必须采取合理措施识别重要控制人,包括检视所有可供查阅的文件及资料(例如公司的成员登记册、组织章程细则、股东协议或其他相关契诺或协议)、审视个人、法律实体及信托或商号在公司持有的利益、审视是否有证据显示存在共同安排,或视乎个别公司情况而须采取的其他行动。
公司在识别出重要控制人后,须在知道或相信此事后7日内,向知道或有合理因由相信是该公司重要控制人的人士发出通知。然而,如该公司已确认某人是重要控制人,以及该人的所有所需详情已向该公司提供,则公司无需发出通知。如公司知道或有合理因由相信,某特定的人知道另一人是该公司的重要控制人及该人的身分,该公司也须该第三方发出通知。公司须在确认或得知详情后7日内,把所需的重要控制人登记册详情记入重要控制人登记册。
重要控制人登记册不得留空。公司如没有重要控制人,须在重要控制人登记册注明此事。
查阅重要控制人登记册
公司须向名列于登记册的人士或执法人员在提出要求后提供重要控制人登记册供该等人士查阅,执法人员包括公司注册处、香港金融管理局、香港警务处、廉政公署及证券及期货事务监察委员会。
备存重要控制人登记册的地点
公司须在注册办事处或某订明的香港地方备存重要控制人登记册。如果重要控制人登记册并不是备存在公司注册办事处,或该公司成员登记册在紧接2018年3月1日前一直备存的同一地点,而该公司已将该成员登记册备存的地方通知处长,则该公司须将其重要控制人登记册备存所在的地方通知处长。
更新重要控制人登记册
如公司知道或有合理因由相信某人不再是重要控制人,或发生某项更改,因而令重要控制人的详情不正确或不完整(须登记更改),公司须在知道或相信此事后7日内,向该重要控制人发出通知,除非就须登记人士而言,该公司已获告知该项更改,而有关资料已由该人或已在该人知悉的情况下提供予该公司则作别论。公司须在须登记人士确认须登记更改的详情或(如为须登记法律实体)公司知悉有关更改后7日内,把该等详情记入重要控制人登记册。
指定代表
公司须指定最少一名人士为该公司的代表,以提供与该公司的重要控制人登记册有关的协助予执法人员。公司的指定代表须由以下任何一类人士担任:
• 该公司的成员、董事或雇员,而且必须是居于香港的自然人
• 香港的会计专业人士、法律专业人士或信托或公司服务持牌人
结论
香港法团公司应采取措施识别公司的重要控制人,并加深对新例下重要控制人登记册备存责任的了解。为了识别及确定某人是否重要控制人,公司应仔细考虑其拥有权结构。凡未有履行重要控制人登记册备存责任,即属刑事罪行。有关公司及其每名责任人可各处罚款25000港元。如情况适用,另每日各处罚款700元。